Opinion

El passat 8 de juliol la Direcció general dels Registres i del Notariat, va publicar la Instrucció d’1 de Juliol de 2015 de, sobre l’establiment de mecanismes de seguretat i xifrat dels fitxers dels llibres d’empresaris remesos electrònicament per a la seva legalització davant el Registre Mercantil.

Aquesta Instrucció complementa i aclareix l’anterior Instrucció de la mateixa Direcció general, de data 12 de febrer de 2015, sobre la legalització de llibres dels empresaris en aplicació de l’article 18 de la Llei 14/2013, de 27 de setembre, de suport als emprenedors i la seva internacionalització. L’aplicació d’aquesta Instrucció havia estat suspesa per la Sala del Contenciós del Tribunal Superior de Justícia de Madrid, atenent al risc que es produïssin danys i perjudicis per la possibilitat d’accés de tercers a la informació confidencial continguda en aquests llibres, doncs “la resolució impugnada tal com està redactada [no] conté la més mínima regulació sobre les exigències de salvaguarda d’aquesta informació confidencial que es dipositarà als Registres Mercantils, i per tant podent accedir a ella tercers que es dirigeixin a aquests registres.

Legalització electrònica de llibres

Amb la regulació de la Llei 14/2013, de 27 de setembre, tots els llibres que obligatòriament hagin de portar els empresaris conforme a les disposicions legals aplicables, inclosos els llibres d’actes de juntes i altres òrgans col•legiats, o els llibres de registres de socis i d’accions nominatives, han de legalitzar-se telemàticament en el Registre Mercantil després del seu emplenament en suport electrònic, dins dels quatre mesos següents al tancament de l’exercici.

La nova Instrucció subratlla que, conforme a la legislació vigent, els fitxers que contenen els llibres dels empresaris no es conserven en el Registre Mercantil ni, per tant, es pot donar publicitat del seu contingut. El Registre Mercantil conserva únicament copia de la certificació de legalització dels llibres, però mai del contingut dels mateixos. A més, si l’arxiu està encriptat, ni el registrador ni el personal al seu càrrec té accés al seu contingut.

Els fitxers seran objecte d’esborrat immediat una vegada que el registrador hagi expedit la certificació de legalització i, en cas que s’hagi qualificat la presentació com a defectuosa i no hagi estat objecte d’esmena, quan caduqui l’assentament de presentació.

Els llibres legalitzats en blanc (siguin d’actes, de registre de socis o d’accions nominatives o d’una altra classe), que continguin assentaments relatius a un exercici iniciat després del 29 de setembre de 2013 i tancat no més tard del dia 31 de desembre de 2014 que no hagin estat traslladats a un nou llibre en format electrònic, no precisen ser presentats de nou a legalització.